Captar la atención de todos los asistentes a una reunión, sea de empleados de tu empresa como de clientes, es un difícil arte pero más difícil aún es mantener esa atención durante toda la reunión. ¿Sabes cómo hacerlo?
La atención es, fundamentalmente, despertar la curiosidad. Y, ¿qué despierta nuestra curiosidad? Ante todo la atención se otorga a aquello que tiene relación con nosotros y afecte a nuestra persona por lo que utilizar frases directas, pronombres personales o mirar a los ojos de aquella persona a la que diriges tu pregunta aunque sea retórica te ayudará. Pero teniendo en cuenta que el tiempo de atención de un adulto se estima en 21 minutos y ésta decae a los 10 minutos, no resulta fácil mantenerla viva durante toda una reunión. Si quieres conseguirlo sigue leyendo. Nosotros te damos las claves para captar y mantener la atención en una reunión.
1. Ser puntual y elegir cuidadosamente el lugar y la hora para celebrar la reunión de empresa. Tanto si es en la oficina como en un centro de reuniones debe ser un sitio lo suficientemente espacioso, bien iluminado y sin distracciones. La hora más adecuada es por la mañana, con la opción de que un catering sirva un desayuno apetecible aunque no demasiado abundante. La mente está más despierta, asimila mejor la información y no está mirando continuamente el reloj para marcharse a casa. Reuniones a última hora de la tarde y que puedan prolongarse eternamente no suelen ser demasiado productivas.
2. Ser exigente. Si vas a utilizar elementos audiovisuales como megafonía o pantallas asegúrate que sean de la calidad adecuada. Un buen sonido, pantallas grandes y con buena imagen o disponer de micrófonos para la interacción del público pueden marcar la diferencia.
3. Ser directo. Es muy importante saber cómo comunicarse en una reunión, elegir los conceptos claves que se quieren transmitir y hacerlos llegar de la manera más clara ayudándose si es necesario de una presentación, enfatizando con la voz palabras claves, cambiando el tono, el volumen o incluso incluyendo preguntas para interactuar y mantener a los asistentes en alerta por si la siguiente pregunta es para ellos.
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4. Ser creativo, se recuerda siempre más lo diferente. Llama la atención con alguna frase de impacto del tipo “El negocio ha muerto” o “La publicidad miente”, que puedas suavizar con una explicación adaptada a lo que quieres transmitir y mantén la atención metiendo lo que los expertos denominan anzuelos en cada punto que quieras enfatizar. Si utilizas una presentación huye del típico Power Point y realiza algo más personal.
5. Y por último, ser breve. El tiempo de atención de un adulto se estima en 21 minutos y ésta decae a los 10 minutos, por lo que no resulta fácil mantenerla viva durante toda una reunión de empresa. Aunque es difícil aconsejar un tiempo límite los expertos señalan que una reunión, para que sea productiva, no debe llegar a las dos horas.
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